Sådan leder vi projekter i Dinero

Projektledelse med gule sedler gør arbejdet synligt for hele teamet. Her fortæller jeg, hvordan vi i Dinero prioriterer opgaver ud fra vores produktvision og følger dem fra idé til færdig funktion.

Dinero er et komplekst system at lave, og derfor er det vigtigt at vi styrer det simpelt og effektivt.
Her kan du høre hvordan vi gør og måske få inspiration til din egen forretning:

Se resultat her

De bedste hilsner

Martin

 

Videoen er fra november 2013. Her fortæller jeg, hvordan vi dengang planlægger udviklingen af Dinero med gule sedler, en tydelig produktvision og en arbejdshorisont på omkring to måneder.

Projektledelse med gule sedler i Dinero

Vi er efterhånden omkring 35 mennesker, der arbejder med Amino og virksomhederne omkring det, blandt andet Agera, Ateo og Dinero.

Jeg vil fortælle lidt om, hvordan vi styrer projekterne. Det er vores måde at gøre det på, og den er måske lidt utraditionel: Vi bruger ikke et IT-system til projektledelsen. Vi bruger gule sedler på væggen.

Dinero er netop blevet færdigt i version 1.0, og nu arbejder vi med funktioner til den næste version. Først brainstormer vi over nye funktioner og små rettelser. Hver ting får sin egen seddel.

Først vurderer udviklerne tidsforbruget

Vi deler en væg op i fem kolonner. Helt til venstre ligger opgaver, der næsten ingen tid tager. Helt til højre ligger dem, der tager rigtig lang tid. De øvrige ligger imellem.

Det er udviklerne, der placerer sedlerne efter deres vurdering af, hvor lang tid hver opgave tager.

Så kan vi se forskellen på en lille rettelse og noget, der kræver en stor indsats. Det ville være ærgerligt at bruge frygtelig meget tid på noget, der i virkeligheden har lav prioritet.

Men tidsforbruget kan ikke stå alene. Vi skal også vide, hvad vi gerne vil opnå.

Visionen afgør, hvad der er vigtigt

Vi kunne vælge en retning, hvor Dinero skulle være bedre til større virksomheder. Så ville vi måske prioritere et API til webshops, lønregnskab, lagerstyring og andre funktioner.

Det kan godt være, at noget af det kommer senere. Men det er ikke vores vision lige nu.

Vores mål er først at gøre Dinero endnu bedre for små virksomheder. Det skal være lettere og hurtigere at bogføre, og vi vil fjerne små problemer og muligheder for at lave fejl.

Jeg vil gerne have, at programmet hjælper brugeren med at gøre tingene rigtigt. For eksempel skal knapper til handlinger, der ikke giver mening i en bestemt situation, ikke bare ligge og friste til et forkert klik.

Det er den retning, vi vurderer opgaverne ud fra. I hver af de fem kolonner spørger vi: Hvilke ting er vigtigst for at gennemføre den vision?

En rettefunktion er vigtigere end flere store funktioner

Et eksempel på noget, vi prioriterer højt, er at kunne rette et bilag på en enkel måde.

Jeg beskriver i videoen, hvordan en fejl i andre programmer kan betyde, at brugeren skal kreditere og lave tingene om. Vores idé er, at brugeren i stedet går ind, retter det forkerte og trykker OK. Så håndterer vi bogføringen bagved.

Det er den funktion, vi arbejder på først. Den passer til vores mål om at spare tid og gøre arbejdet lettere for små virksomheder.

Det gør prioriteringen mere konkret. API’et kan være en fin idé, men det kommer længere ned, når vi vurderer det ud fra det mål, vi har valgt nu.

Vi sætter en grænse for de næste to måneder

Når vi har prioriteret i kolonnerne, ser vi på helheden og trækker en streg ved de opgaver, vi vil have med i næste version.

Vi planlægger ikke alt for langt frem. Omkring to måneder passer os fint. I dette eksempel er vores deadline 1. januar.

Så tager vi de udvalgte sedler ned og flytter dem over på en anden væg. Den har tre felter: Det skal laves, det arbejder vi på, og det er færdigt.

Vi fordeler opgaverne. Når en udvikler begynder på en opgave, flytter vedkommende sedlen ind i feltet med det, vi arbejder på. Når opgaven er færdig, kommer den over i det sidste felt.

Alle kan se, hvordan arbejdet skrider frem

På den måde kan alle, der går forbi, se, hvilke funktioner der er under arbejde.

Man kan skrive et navn på hver seddel, hvis man har brug for at vide, hvem der har opgaven. Det gør vi ikke i vores lille team, fordi vi ved det i forvejen. I et større team kan det være nyttigt.

Det er også enormt motiverende at se sedlerne flytte sig. Først ligger de alle til venstre. Så kommer de ind i midten, og efterhånden samler de sig til højre.

Når vi er færdige med den omgang, går vi tilbage til væggen med idéerne og ser på, hvad der så skal ske.

Brugernes ønsker er et idékatalog

Det er en levende proces. Når brugerne sender feedback, lærer vi noget og får nye forslag, som vi kan overveje.

Men vi skal være hårde med filtret. Alt, hvad brugerne beder om, er ikke noget, vi skal lave.

Deres ønsker er et idékatalog. Vi skal selv have visionen og retningen for produktet.

Jeg bruger den gamle sammenligning med hestevognen: Hvis man spørger mennesker, som kun kender hestevogne, hvad de vil have, tænker de måske på en hurtigere hestevogn. De forestiller sig ikke nødvendigvis en bil.

For mig er pointen, at vi skal lytte uden at overlade hele produktets retning til ønskelisten.

Vi vil gentænke arbejdet med regnskab

Vores ambition med Dinero er at tænke regnskabsprogrammet grundlæggende anderledes. Jeg synes, meget software bare flytter en gammel arbejdsgang fra papir over på en computer. Det minder om at lægge en avis på nettet som en PDF uden at overveje, hvad nettet ellers giver mulighed for.

Rettefunktionen er et eksempel på den anden tilgang. Et andet er vores iPhone-app, som på det tidspunkt er færdig og venter på Apples godkendelse.

Idéen er, at du tager et billede af et bilag, som bliver lagt i skyen som en kladde. Så kan du eller din bogholder arbejde videre med det senere. Det skal være enkelt og tage få sekunder.

Jeg slutter med et ret kækt billede: Andre står måske og snitter i propellen og tuner motoren på en propelflyver, mens vi forestiller os at arbejde på et moderne jagerfly. Det er min begejstring for at gentænke produktet, jeg giver udtryk for.

Jeg er meget begejstret for de ting, vi har på vej. Men det er produktvisionen, der binder begejstringen sammen med det daglige arbejde: Vi vælger en retning, vurderer indsatsen og gør det synligt, hvad der skal laves, hvad vi arbejder på, og hvad der er færdigt.

Flere af mine erfaringer med at lede mennesker og skabe retning finder du i Min vej som leder.