Fakturerer du i Word eller Excel, så er afløseren her

Fakturaer i Word eller Excel kan gøres lettere at håndtere. Her viser jeg, hvordan jeg opretter en virksomhed, laver en faktura og følger betalingen i Dinero Faktura, så jeg får et samlet overblik frem for at sidde med dokumenterne hver for sig.

Gennemgangen er fra 1. maj 2013 og viser Dineros daværende fakturadel. Funktioner, priser og planerne for det fulde økonomisystem er beskrevet, som de var på det tidspunkt.

Fra fakturaer i Word eller Excel til Dinero Faktura

Jeg begynder med at oprette mit firma og bruger Amino som eksempel. Systemet henter virksomhedsoplysninger fra CVR, så jeg ikke skal skrive det hele selv. Jeg sætter mig selv ind som kontaktperson, og så er virksomheden oprettet.

Derefter laver jeg en ny faktura og opretter kunden. I eksemplet bruger jeg Cloud One, et af mine andre selskaber. Igen bliver oplysningerne hentet fra CVR. Jeg fortæller i videoen, at adressen også følger med automatisk, hvis kunden senere flytter. Jeg tilføjer mig selv som kontaktperson hos kunden.

Logo og det næste fakturanummer

Jeg vil gerne have Aminos logo på fakturaen. Jeg klikker på billedfeltet, finder logoet på min computer og lægger det ind. Så får fakturaen virksomhedens eget udtryk.

Hvis du allerede er i gang som freelancer, har du måske sendt fakturaer i et andet system. Lad os sige, at din seneste faktura havde nummer 36. Så indstiller du Dinero til at begynde ved nummer 37. Det gør du én gang, og derefter fortsætter numrene automatisk med 38 og så videre.

Et foredrag og transport på samme faktura

Nu opretter jeg det produkt, jeg vil sælge: et foredrag. Jeg vælger en enhed og sætter prisen til 5.000 kroner. Når produktet er gemt, kan jeg bruge det på fakturaen.

Jeg tilføjer også transport og bruger kilometer som enhed. I demonstrationen sætter jeg prisen til tre kroner pr. kilometer og antallet til 500. Jeg vælger momsfri transport for eksemplets skyld. Det er en indstilling i denne demonstration, ikke en generel besked om, hvordan transport skal behandles skattemæssigt.

Med mine valg viser fakturaen i alt 7.750 kroner: foredraget med den valgte moms og transporten. På den måde kan jeg have flere forskellige linjer på samme faktura.

Betalingsfrist, bank og afsendelse

Jeg ændrer betalingsfristen til 14 dage og tilføjer bankoplysninger, så kunden kan betale. I videoen vælger jeg Danske Bank og taster et eksempel på et kontonummer, fordi jeg ikke kan huske det rigtige. Bankoplysningerne i demonstrationen er derfor ikke en betalingsanvisning.

Virksomhedens adresse står allerede på fakturaen. Jeg godkender den og går videre til afsendelsen. Der er en tekst til kunden, som jeg kan ændre, hvis jeg vil. I eksemplet beholder jeg den og sender fakturaen gennem systemet.

Kunden får en e-mail med adgang til fakturaen. Jeg modtager selv mailen i demonstrationen, så vi kan se, hvordan den ser ud. Kunden kan åbne faktura nummer 37, udskrive den eller hente den som PDF. Du kan også selv hente en PDF og sende den som vedhæftning, hvis du foretrækker det.

Se status og registrer en delbetaling

Under salg kan jeg nu se den godkendte faktura. Jeg viser, at den bliver markeret med rødt, når den forfalder. I videoen fortæller jeg også, at vi næsten er færdige med et rykkersystem, hvor man kan sende en rykker med et enkelt klik. Det var altså en kommende funktion på dette tidspunkt.

På fakturaen kan jeg se afsendelsestidspunktet, som i demonstrationen er 1. maj 2013 klokken 12.08, og at kunden har set den. Jeg bruger det som eksempel på, at man kan følge, om kunden har åbnet og hentet fakturaen, frem for kun at vide, at en mail er sendt. Det giver et bedre grundlag, hvis kunden siger, at fakturaen ikke er modtaget.

Jeg kan også registrere en betaling, selv om hele beløbet ikke er kommet. Hvis kunden for eksempel betaler 5.000 kroner, registrerer jeg det og vælger, om betalingen er kommet via bank eller kasse. På fakturaen står der derefter, at der mangler 2.750 kroner.

Overblik og indstillinger

På forsiden får jeg overblik over salget fra måned til måned og de kommende fakturaer, der skal betales. Der er også et lille dagligt citat.

Under indstillinger kan jeg ændre blandt andet logo, selskabstype og tekster på fakturaerne. Jeg viser også mulighederne for at vælge momstyper, bank eller kasse og valutaer. Tanken er, at du kan tilpasse fakturaen og arbejdsgangen uden at bygge dokumentet op fra bunden hver gang.

Gratis fakturering og planen for resten af systemet

Fakturadelen er gratis i den version, jeg viser. Vores tanke er, at nogle brugere senere vil opgradere, når det fulde økonomisystem kommer. I videoen forventer jeg lancering i juli og nævner en mulig pris på 99 kroner om måneden. Det er vores plan og forventning i maj 2013.

Jeg fortæller samtidig, at brugerne kan fortsætte med den gratis fakturadel, hvis de ikke ønsker at opgradere. Vi er lige gode venner af den grund. Målet med denne gennemgang er at vise, hvor enkelt det kan være at sende den første faktura og holde styr på, hvad der er sendt og betalt.