Fakturerer du i Excel

Fakturering i Excel kan godt fungere. Men i december 2013 undrede jeg mig over, hvor mange virksomheder der stadig klarede sig uden et bogføringssystem, når der var så meget hjælp at hente i programmer som Dinero. Det handlede for mig om overblik, tid og om at få sine penge hjem.

Fakturering i Excel gav mig anledning til at undre mig

I Agera, hvor vi hjalp virksomheder med at finde bogholdere, revisorer og advokater, spurgte vi kunderne, hvilket bogføringssystem de brugte. Jeg fortalte i videoen, at 82 procent af dem, der bad os om hjælp, ikke havde noget bogføringssystem overhovedet. Det var vores erfaring med dem, der henvendte sig til os, ikke en undersøgelse af alle danske virksomheder.

Jeg kunne godt forstå, at man sad med et regneark, hvis man ikke havde særlig mange bilag. Måske havde man bare aldrig fået taget sig sammen til at finde et andet værktøj. Men jeg troede også, at mange ikke var klar over, hvor store fordelene kunne være. De forestillede sig, at et professionelt system var dyrt og besværligt.

Dengang fremhævede jeg Dinero som et gratis alternativ. Jeg nævnte også andre systemer, der kostede mindre beløb om måneden. Min pointe var ret ligefrem: Når man kunne få hjælp til arbejdet så billigt, hvorfor fanden så ikke prøve det?

Du skulle ikke skrive den samme kundes adresse igen og igen

Et af mine eksempler var kundekartoteket. Hvis man fakturerede den samme kunde flere gange, kunne oplysningerne ligge i programmet. Så slap man for at skrive adressen ind og rode med det hver eneste gang.

Jeg pegede også på muligheden for at se, om modtageren havde fået sin regning og hentet eller printet den. For en faktura, der var sendt forkert eller endt i et spamfilter, hjalp jo ikke meget. Man kunne tro, at kunden havde modtaget den, mens pengene lod vente på sig.

Derudover kunne man lave et produktkartotek. Om man havde fire, ti eller mange flere produkter, kunne man lægge oplysningerne ind og angive, om der var moms på, og om man solgte stykker eller timer. Fakturaen kunne få ens eget logo og bankoplysninger. Det var små ting, der både sparede arbejde og fik virksomheden til at fremstå mere professionel.

Momsen og omsætningen blev lettere at holde øje med

Jeg fremhævede, at programmet regnede momsen ud på baggrund af det, man havde registreret. Når momsperioden kom, kunne man få oplysningerne i en opstilling, der svarede til felterne på Virk. Jeg beskrev også en kopiknap, så tallene kunne flyttes med få tastetryk.

Det var den praktiske hjælp, jeg var optaget af. Mange sad allerede og bøvlede med momsen, og et system kunne gøre arbejdet lettere. Samtidig kunne man følge sin omsætning gennem året og få et bedre overblik over regnskabet.

En rykker skulle være nem at sende

Hvis en kunde ikke havde betalt, var der en rykkerknap med et forslag til en tekst. Den kunne man selv ændre, så den lød, som man gerne ville have den. Mit lidt fjollede eksempel var i retning af: Kære Olsen Jørgensen, det ser ud, som om du har glemt mig. Du skylder mig penge, og det ville være super fedt at få dem.

Formuleringen måtte man selv finde. Pointen var, at man ikke skulle begynde forfra hver gang. Man kunne lettere se, hvem der skyldte hvad, og hvornår man skulle rykke.

Jeg nævnte også, at en inkassoknap var på vej, så man kunne sætte en sag i gang med et enkelt klik. Det var noget, jeg omtalte som kommende i 2013. Det skal læses som min beskrivelse af planerne dengang.

Regnskabet kunne være med på ferien

Adgangen fra forskellige steder var en anden fordel. Hvis man sad med sin iPad på ferien, kunne man fakturere, arbejde med momsen eller sende en rykker. Man var ikke bundet til et bestemt regneark på en bestemt computer.

Jeg samlede fordelene op som bedre overblik, bedre muligheder for at følge op på betalingerne og en forbandet masse sparet tid. Hvis virksomheden voksede, så jeg også muligheder i at arbejde med bogføringen på en iPhone og måske tilknytte et lønsystem.

Et par timers opsætning kunne være en god investering

Jeg forstod godt, at folk nogle år tidligere havde brugt Excel, Word eller papir til regnskabet. Men i 2013 syntes jeg ærligt talt, at argumentet var blevet sværere at forstå. Jeg fremhævede dengang, at Dinero var gratis op til en omsætning på en million kroner. Det var den daværende model, jeg talte om.

Min opfordring til dem, der stadig sad med et Excel-regneark, var derfor at kigge på nogle af de systemer, der var derude. Ja, det kunne tage et par timer at sætte det op. Men hvis de timer betød, at man sparede arbejde de næste mange år, var det efter min mening en rigtig god investering.

Videoen er fra december 2013. Funktioner, priser og de kommende muligheder ovenfor er dem, jeg beskrev på det tidspunkt.