Send flere penge
Optimering af arbejdsprocesser kan være et bedre første skridt end at bede om flere penge. Før du siger, at en forbedring ikke kan lade sig gøre, så undersøg, om det eksisterende kan fungere smartere.
Videoen er fra juni 2013. Her deler jeg historier og erindringer om virksomheder og et hospital, som efter min opfattelse fik mere ud af deres ressourcer ved at ændre måden, de arbejdede på.
Hvorfor skal alt nyt koste mere?
Jeg hørte noget i radioen om en offentlig forandring. Straks kom det spørgsmål, der altid bliver stillet: Er der afsat budget til det?
Det irriterer mig, fordi både det offentlige og dele af det private erhvervsliv kan have en automatisk forestilling om, at alt nyt kræver flere penge.
Selvfølgelig findes der forandringer, som koster meget. Det er jeg med på. Men jeg synes, det er en doven tankegang at begynde med, at uden ekstra penge kan intet lade sig gøre.
Har du en gammel cykel, er det nemt at bede far og mor om 5.000 kroner til en ny. Det sværere er at se på, om den gamle egentlig er så dårlig. Måske skal kæden renses og smøres. Måske skal nogle enkelte dele skiftes.
Der kan godt være en lille udgift. Men det er noget andet end bare at erstatte det hele.
Optimering af arbejdsprocesser på porcelænsfabrikken
Jeg husker en historie fra Den Kongelige Porcelænsfabrik. En tallerken bevægede sig flere kilometer gennem fabrikken, før den var færdig.
Jeg kan ikke huske de præcise tal. I videoen siger jeg fem eller ti kilometer. Pointen er alle turene frem og tilbage mellem de forskellige steder, hvor tallerkenen skulle behandles.
Hvorfor var produktionen indrettet sådan? Fordi sådan havde man altid gjort, og det fungerede.
Men det var dyrt og besværligt at flytte vognene op og ned og rundt mellem processerne.
Da man ændrede placeringen af produktionssteder, kontorer og arbejdsgange, kunne man efter den historie, jeg husker, reducere transporten til måske omkring 200 meter og gennemløbstiden fra måneder til en uge eller fjorten dage.
Jeg understreger, at tallene er fra min hukommelse. Det vigtige er, at kvaliteten og glæden ved arbejdet kunne være den samme, mens færre hænder og mindre ventetid blev nødvendige. Samtidig blev der bundet mindre kapital i materialer undervejs.
Et ødelagt kogekar var en sprunget sikring
Jeg var engang tæt på at købe Nørregade Bolsjer og besøgte produktionen i Københavns Nordvestkvarter.
De havde to kogekar, men det ene var i stykker. Jeg spurgte, hvorfor det ikke blev repareret. Det havde man overvejet, men det virkede besværligt og dyrt.
Virksomheden kunne egentlig sælge flere bolsjer, men havde ikke produktionen til det.
En anden købte forretningen. Da jeg talte med ham nogle måneder senere, fortalte han, at han havde fået en elektriker til at se på karret. Der var en sikring, som var sprunget.
Ifølge hans fortælling fik han dermed fordoblet kapaciteten for et par tusind kroner.
En meter transportbånd og en pakkemaskine
Jeg havde også set en mand stå med en skovl og flytte bolsjer fra ét transportbånd til et andet. Der manglede omtrent en meter bånd imellem dem.
Jeg spurgte, hvorfor man ikke bare satte et transportbånd ind. Det havde man ikke rigtig tænkt over.
Den nye ejer gjorde det. En lille investering fjernede behovet for den opgave. Jeg siger også i videoen, at det var synd for medarbejderen, men for virksomheden betød det både en besparelse og mindre afhængighed af, om den person var syg.
Der sad desuden en mand og fyldte bolsjer i kræmmerhuse. Den tidligere ejer syntes ikke, at der var råd til en pakkemaskine.
Den nye ejer leasede i stedet en maskine. I mit eksempel kostede den måske to-tre tusind kroner om måneden, mens den erstattede en opgave til omkring 20.000 kroner.
Jeg anslår de samlede besparelser til omtrent 40.000 kroner om måneden. Produktet var stadig det samme, og produktionslinjen var blevet mere sikker.
Tænk også anderledes om markedsføring
Når du siger, at du ikke har råd til markedsføring, så prøv at tænke på alternativer.
Jeg nævner kopierede sedler, man kan hænge op i en butik, og fortæller om et band, som fik opmærksomhed ved at skrive sin hjemmeside på afdækninger ved byggerier.
I videoen spekulerer jeg på, om det sidste er hærværk. Jeg ved det ikke. Mit eksempel handler om at få øje på andre måder at blive set på end den dyre løsning, man først tænker på.
Spørg, om du kan gøre noget, der hovedsageligt koster tid. Eller om en ændring ligefrem kan spare både tid og penge.
Fra seks uger til én på hospitalet
En lægeven fortalte mig en anden historie fra Vejle Sygehus. Ifølge ham kunne der gå seks uger, fra en person blev undersøgt for kræft, til svaret kom.
Der kom en besked om, at det skulle ned på én uge. Hans første reaktion var, at det ikke kunne lade sig gøre. Han kendte procedurerne.
Men da de gennemgik arbejdsgangene, viste det sig blandt andet, at noget lå på en overlæges bord i en uge. Sådan havde det altid været.
Man begyndte at spørge hvorfor, og om opgaverne kunne behandles løbende i stedet. Efter den fortælling, jeg fik, lykkedes det at forkorte forløbet til en uge uden større udgifter.
Det var bedre for patienterne, og medarbejderne kunne være stolte af, at det lykkedes.
Bed andre se på det, du gør
Bare fordi noget altid har været gjort på en bestemt måde, er det ikke nødvendigvis den bedste måde. Nye teknologier og nye idéer kan ændre mulighederne.
Spørg medarbejdere, kolleger og venner, om de kan se en smartere løsning. Få andre øjne på procedurerne.
Det gør vi meget i Amino. I videoen fortæller jeg, at vi kan drive et community med næsten 30.000 daglige besøgende med omkring en halv times support om dagen, god ro og orden og mange positive mennesker.
Det er den tankegang, jeg gerne vil have mere af, før svaret bare bliver: Send flere penge.
Læs også Min vej som leder for flere af mine erfaringer med at skabe retning og få mennesker til at lykkes.